НА „ЗАПАЗИ ТАЙМ“ ООД“ ООД, ЕИК 207457313

І. ВЪВЕДЕНИЕ 

  1. Общ регламент за защита на личните данни 

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 1995/46/ЕО за защита на данните и предполага изменение в законодателството на страните членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава „правата и свободите“ на физическите лица и да гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, а само когато е възможно и с тяхно съгласие. 

  1. Обхват, очертан от Общия регламент за защита на данните (ОРЗД)

Материален обхват (член 2 от ОРЗД) — настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни, или които са предназначени да съставляват част от такъв регистър. 

Териториален обхват (член 3) — правилата на Общия Регламент важат за всички администратори на лични данни, установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС. 

Принципът, е че правилата на ОРЗД „следват“ личните данни на субектите на данни, които се намират в Европейския съюз. 

  1. Понятия л. 4 от ОРЗД). 

Лични данни – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано (субект на данни); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификатор като: име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социалната идентичност на това лице; 

Специални категории лични данни – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации, обработката на генетични данни, биометрични данни за уникално идентифициране, данни, отнасящи се до здравето, за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице; 

Обработване – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни (или набор от лични данни) чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване; 

Администратор – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама, или съвместно с други, определя целите и средствата за обработването на лични данни; 

Субект на данните – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни, съхранявани от Администратора; 

Съгласие на субекта на данните – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени; 

Дете – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години, въпреки че възрастта може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само ако родител/попечител е дал съгласие, което администраторът е длъжен да провери; 

Профилиране – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение; 

Нарушение на сигурността на лични данни – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин; 

Основно място на установяване – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център; 

Получател – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване, в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“. Обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните, съобразно целите на обработването; 

Трета страна – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни. 

ІІ. ДЕКЛАРАЦИЯ ОТНОСНО ПОЛИТИКАТА ПО ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

  1. Ръководството на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на „правата и свободите“ на лицата, чиито лични данни Дружеството събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
  2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури. 
  3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори, и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници. 
  4. Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, както и всички допълнителни изисквания, и оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган. 
  5. Тази политика се прилага за всички служители на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД (и заинтересовани страни като външни доставчици). Всяко нарушение на Общия регламент трябва да се разглежда като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай, че има предположение за извършено престъпление, въпросът да се предоставя за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи. 
  6. Партньори и трети лица, които работят с или за ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които е поела. Това дава право на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения. 

ІII.  ЗАДЪЛЖЕНИЯ И РОЛИ ПО РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679

  1. Съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД е администратор на данни и обработващ данни. 
  2. Управителните органи на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в Дружеството; 
  3. Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) трябва да бъде част от ръководството и да се отчита пред него за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики (чл. 37-39 от ОРЗД). 

Отчетността на ДЛЗД включва: 

  • разработване и внедряване на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679, както се изисква от настоящата политика; 
  • управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката. 
  1. Длъжностното лице по защита на данните, което ръководството счита за подходящо, квалифицирано и опитно, е назначено, за да поеме отговорността за съответствието на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД с тази политика. ДЛЗД е пряко отговорно да гарантира, че както организацията, както и дейността на всеки член на ръководния състав, която се извършва в рамките на неговата област на отговорност, съответстват на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679. 
  2. ДЛЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и са контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните. 
  3. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, които обработват лични данни. 
  4. Политиката за обучение на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите на дружеството. 

IV. ПРИНЦИПИ ЗА ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи. 

  1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно. 

Законосъобразно – обработката на лични данни да има законно основане (често посочвано като „основания за обработване“, например „съгласие“). 

Добросъвестноадминистраторът на данни трябва да предоставя определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници. 

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за „прозрачност“. 

Прозрачно – общият регламент включва правила относно предоставянето на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД с акцент върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, на ясен и разбираем език. 

Правилата за уведомяване на субекта на данни от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни и уведомлението се записва в Образец на Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) 

Специфичната информация, която трябва да се предоставя на субекта на данните, включва: 

  • данни, които идентифицират администратора и данни за контакт на администратора (или на представител на администратора); 
  • контактите на ДЛЗД: 
  • целите и правното основание на обработването, за което личните данни са предназначени; 
  • периодът, за който ще се съхраняват личните данни; 
  • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права; 
  • категориите лични данни; 
  • получателите или категориите получатели на лични данни (където това е приложимо); 
  • дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните (където е приложимо); 
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване на данните. 
  1. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели. 

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, различна от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД. Процедурата за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила. 

  1. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни (уместни, съответни, приложими, от практическо значение, значими, важни, свързани), ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел (принцип на минимално необходимото). 
  • ДЛЗД е отговорно да осигури в Дружеството да не се събира информация, която не е строго необходима за целта, за която е получена. 
  • Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) и да бъдат одобрени от ДЛЗД. 
  • Длъжностното лице по защита на данните организира на годишна основа всички способи за събиране на данни да се преглеждат от вътрешен одит, за да се гарантира, че събраните данни не са прекомерни и продължават да бъдат адекватни и релевантни (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и използваната от Дружеството методология за оценка на въздействието). 
  1. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране. 
  • Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни. 
  • Длъжностното лице за защита на данните е отговорно да гарантира, че целият персонал е обучен в събирането на точни данни и поддържането им. 
  • Задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначен за администратора, трябва да включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване. 
  • От служителите/клиентите трябва да се изисква да уведомяват ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД за всякакви промени в обстоятелствата, изискващи актуализация в записите на лични данни. От „НИЛО БЪЛГАРИЯ“ ЕООД трябва да се гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат съответните действия. 
  • ДЛЗД носи отговорност за гарантиране, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчитат различните фактори, като обема на събраните данни, скоростта, с която могат да се променят и други. 
  • Веднъж годишно ДЛЗД трябва да прегледа сроковете за съхранение на всички лични данни, обработвани от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и да идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни трябва да бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора. 
  • ДЗЗД е отговорно за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД реши да не се съобрази с искането, ДЛЗД трябва да отговори на субекта на данните, да обясни мотивите си, да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган и потърси правна защита. 
  • Длъжностното лице за защита на данните е отговорно за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че това не трябва да се използва за вземане на решения относно лицата. Да уведоми съответните страни и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо. 
  1. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните да може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването. 
  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те трябва да се съхраняват по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните. 
  • Лични данни се пазят в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред. 
  • Длъжностното лице за защита на данните трябва да одобри писмено всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. 
  1. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД). 

ДЛЗД извършва оценка на въздействието (оценка на риска), като взема предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД.

При определянето на това доколко е уместно обработването, ДЛЗД трябва да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (персонал или клиенти), при нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите. 

При оценяването на подходящи технически мерки, ДЛЗД разглежда следното: 

  • защита с парола; 
  • автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата; 
  • премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет; 
  • антивирусен софтуер и защитни стени; 
  • правата за достъп, включително на временно назначен персонал; 
  • защита на устройства, които напускат помещенията на организацията (лаптопи, флашки и други); 
  • сигурност на локални и широкообхватни мрежи; 
  • технологии за подобряване на поверителността, като псевдонимизиране и анонимизиране; 
  • идентифициране на международни стандарти за сигурност подходящи за ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД. 

При оценяването на подходящите организационни мерки ДЛЗД вземе предвид: 

  • нивата и качеството на обучението в ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД; 
  • мерките, които отчитат надеждността на служителите (атестации, препоръки и т.н.); 
  • Включването на защитата на данните в трудовите договори; 
  • степента на тъждественост на предвидените дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни; 
  • редовната проверка за спазване на съответните стандарти за сигурност; контрола на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи; приемането на политика на „чисто работно място“; 
  • съхраняването на хартия на базата на данни в заключващи се стенни шкафове; 
  • ограниченото използване на портативни електронни устройства извън работното място; 
  • ограниченото използване от служителите на лични устройства на работното място; 
  • приемането на ясни правила за създаване и ползване на пароли; 
  • редовното създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса; 
  • налагането на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС. 
  • Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват. 
  1. Спазване на принципа на отчетност. 

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта, и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност (чл. 5, пар. 2) изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност. 

ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по тяхната защита, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

V. ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ

  1. Субектът на лични данни има следните права по отношение на обработването и записването на негови данни: 
  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до тях и информация кои са получателите на тези данни; 
  • Да поиска от администратора копие от своите лични данни; 
  • Да иска от администратора коригиране на лични данни, когато те са неточни и когато вече не са актуални; 
  • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“);
  • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, без да се обработват; 
  • Да прави възражения срещу обработване на негови лични данни; 
  • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг; 
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена; 
  • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат; 
  • По всяко време с отделно искане, отправено до администратора, да оттегля съгласието си за обработката на личните данни; 
  • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса; 
  • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие. 
  1. ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни: 
  • Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в Процедура за управление на исканията от субектите. Тази процедура описва също и как ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД ще гарантира, че отговорът на искането на субекта на данни съответства на изискванията на Общия регламент. 
  • Субектите на данни имат право да подават жалби до ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искания от тях и обжалвания от тяхна страна, относно начина на обработване на жалбите, в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

VI. СЪГЛАСИЕ

  1. Под „съгласие“ ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време. 
  2. Под „съгласие“ се разбират само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване ие изразил своето съгласие, без да му бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, не може да е валидно основание за обработване на лични данни. 
  3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
  4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие – Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване. 
  5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, като се използват стандартни документи за съгласие (споразумения, декларации), когато нов клиент подписва договор, по време на набиране на нов персонал и т.н.

VIІ. СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ

  1. Всички служители на Дружеството са отговорни за гарантиране на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД държи, както и че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД не е дал такива права на тези трети страни, чрез договор/клауза за поверителност.
  2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът да се предоставя само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. 

Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват: 

  • в самостоятелна стая с контролиран достъп и/или в заключен шкаф/картотека; 
  • компютъризирана система – да е защитена с парола, в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и техническите мерки за контролиране на достъпа до информация; 
  • на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация. 
  1. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД. От всички служители се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и техническите мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид. 
  2. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където са достъпни за неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага Щом хартиените документи престанат да са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол. 
  3. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури. 
  4. Обработването на лични данни „извън офиса“ представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора. 

VIII. РАЗКРИВАНЕ НА ДАННИ

  1. ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат лични данни за лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с дейността извършвана от организацията. 

Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение. 

  1. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Длъжностното лице за защита на данните. 

IX. СЪХРАНЯВАНЕ И УНИЩОЖАВАНЕ НА ДАННИТЕ

  1. В „НИЛО БЪЛГАРИЯ“ ЕООД не се съхраняват лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани. 
  2. Съхраняването на данни за по-дълги периоди е възможно единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за архивиране, за цели в обществен интерес и за статистически цели и то само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните. 
  3. Периодът на съхранение както и на критериите, използвани за определяне на този период за всяка категория лични данни (включително всякакви законови задължения), са изложени в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните 
  4. Процедурата за съхраняване и унищожаване на данните на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД ще се прилага във всички случаи. 
  5. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) — включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“). 

Х. ТРАНСФЕР НА ДАННИ

  1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в общия регламент като „трети страни“) са незаконни, освен ако няма подходящо ниво на защита на основните права на субектите на данни“. 

Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения. При необходимост ще се вземе предвид и съществуването на Европейско икономическо пространство (ЕИП), което е с по-широк обхват от ЕС, и включва още страни, които не са членки на ЕС (Лихтенщайн, Норвегия и Исландия). Тези страни обаче прилагат регламенти на ЕС чрез решение на Съвместния комитет, както и в случая с Общия регламент. 

  1. Решение за адекватност. 

Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случай не се изисква разрешение. 

Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност. 

XI. РЕГИСТЪР НА ОБРАБОТВАНИЯТА НА ДАННИ

(ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НА ДАННИТЕ)

  1. При инвентаризацията на данните в ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД, като подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и в работният поток от данни, се установяват: 
  • бизнес процесите, които използват лични данни; 
  • източниците на лични данни; броят на субектите на данни; 
  • описанията на категориите лични данни и елементите във всяка категория; 
  • дейностите по обработването; 
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени; 
  • правното основание за обработването; 
  • получателите или категориите получатели на личните данни; 
  • основните системи и местата за съхранение; 
  • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС; 
  • сроковете за съхранение и заличаване. 
  1. ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни. 
  2. Дружеството оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на личните данни при тяхното обработване в ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД. Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и използваната Методология за оценка на въздействието). 
  3. ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствия с тези правила. 
  4. Когато даден вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване, „НИЛО БЪЛГАРИЯ“ ЕООД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. 
  5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че Дружеството ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на ДЛЗД. 
  6. Ако ДЛЗД има сериозни опасения относно потенциалната вреда или опасност, или относно Количеството на съответните данни, то следва да постави въпроса пред надзорния орган. 
  7. ДЗЛД прави ежегоден преглед на първоначално инвентаризираните данни и преразглежда Вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“, в светлината на всякакви промени в дейностите на ЗАПАЗИ ТАЙМ ООД. 
КОНТАКТ С АДМИНИСТРАТОРА
Уебсайт: zapazitime.comE-mail: info@zapazitime.comТелефон: +359899804624